Порядок в работе: как использовать папки в КонсультантПлюс 

Папки в КонсультантПлюс – это инструмент, с помощью которого можно создать собственное рабочее пространство, похожее на привычный рабочий стол компьютера. И сделать это так, чтобы вам было удобно в нём работать.

Вы можете создавать разделы, папки с материалами и сохранять в них любые документы из системы, чтобы сократить время на их поиск в будущем.

С помощью папок вы можете:​

• Систематизировать рабочее пространство в КонсультантПлюс, что значительно упрощает работу с большим объемом документов в системе;
• Обмениваться папками с коллегами, чтобы минимизировать ошибки при совместной работе с документами.

Как пользоваться папками?

Разберем процесс пошагово на практическом примере бухгалтерских задач.

Шаг 1. Создайте свое рабочее пространство

Откройте стартовую страницу и перейдите в панель «Избранное» в правом верхнем углу.

Перед вами появится три раздела, в которые вы сохраняете документы:

• «Закладки» – для закладок и цветных маркеров
• «Папки» – для работы с папками
• «Документы на контроле» – для отслеживания изменений в нормативных документах.

Перейдите в раздел «Папки» – здесь вы будете создавать и распределять ваши материалы.

Создайте группы папок, например по бухгалтерскому и налоговому учету – для этого нажмите на значок «Создать группу папок» и переименуйте их.

Создайте папки в бухгалтерском и налоговом учете – для этого кликните на нужную и нажмите «Создать папку». Чтобы перенести папки из одной группы в другую, удерживайте файл с папкой левой кнопкой мыши и перетащите в нужную группу.

Если хотите переименовать файл или удалить, то нажмите правой кнопкой мыши на него и выберите «Переименовать» либо «Удалить».

Таким образом вы создадите свое рабочее пространство, в котором сможете легко ориентироваться и быстро находить нужные документы.

Шаг 2. Сохраните документы в папки

После формирования рабочего пространства, заполните и распределите материалы по папкам, чтобы вам было удобно ориентироваться в рабочих документах.

Как добавить отдельный документ в папку?

Откройте любой документ системы, чтобы добавить его в папку. Например, наберите в быстром поиске проводки бухгалтерского учета переоценка основных средств.

Откройте документ и добавьте его в избранное: для этого нажмите правую кнопку мыши и во всплывающем окне выберете «Добавить в избранное».

Перейдите в раздел «Папки» в верхней части окна, выберете папку, в которую хотите добавить документ и нажмите «Добавить».

Как добавить сразу несколько документов из быстрого поиска?

Перейдите в быстрый поиск на стартовой странице и наберите «проводки бухгалтерского учета».

Нажмите на каждый документ, удерживая клавишу «ctrl». Вызовите всплывающее окно с помощью правой кнопки мыши и нажмите «Добавить в избранное».

Выберите папку, в которую хотите сохранить список документов и нажмите «Добавить».

Шаг 3. Перейдите к сохраненным документам

Откройте панель «Избранное» на стартовой странице в правом верхнем углу и перейдите в раздел «Папки».

Все сохраненные вами документы отображаются в папке «Проводки» – перейдите к ним. Перед вами откроется папка с сохраненными документами, интерфейс которой удобно разделен на две части.

В левой части система автоматически отображает в каких разделах и информационных банках находятся добавленные документы. Благодаря этому вы можете легко ориентироваться даже в объемных папках и быстро найти нужный документ.

В правой части отображается список сохраненных документов. Кликните на любой, чтобы открыть его.

Функция для актуализации документов

С помощью панели «Избранное» вы сможете обновить нормативные документы в ваших папках, чтобы всегда работать с их актуальными редакциями и снизить риски штрафов.

Для этого выберете папку и вызовите всплывающее окно правой кнопкой мыши. Нажмите «Актуализировать документы» – система проверит нормативные документы в папке и обновит их до действующей редакции.

Функция для обмена папками с коллегами

С помощью панели «Избранное» вы можете выгрузить папки с документами и отправить их коллегам (если у них тоже есть система КонсультантПлюс).

Благодаря этому вы можете совместно работать по общим задачам и проектам, чтобы не тратить время на повторный поиск и пересылку документов.

Как выгрузить и отправить файл с папкой коллеге?

Сохраните папку «Проводки» на рабочем столе. Для этого выделите ее и в правом верхнем углу экрана нажмите «Экспорт/Импорт».

Выберите опцию «Только папку» и нажмите «Применить».

Папка выгружается как файл формата Istz. Сохраните его на компьютер и отправьте коллеге удобным способом, например через электронную почту.

Ваш коллега сможет открыть этот файл с помощью КонсультантПлюс. Точно так же и вы сможете открыть файл, который прислали вам. О том, как это сделать, читайте дальше.

Как выгруженный файл с папкой загрузить в КонсультантПлюс?

Для этого перейдите в панель «Избранное», нажмите «Экспорт/Импорт» и загрузите файл с папкой.

Папка «Проводки» отобразится в вашем комплекте КонсультантПлюс.

Если вы цените порядок, удобство и когда всё лежит на своих местах – попробуйте пользоваться папками, скорее всего, вам понравится и работать станет проще. Тем более, что в организованном пространстве легче ориентироваться в большом количестве документов.

Папки в КонсультантПлюс помогут:

✓ Систематизировать удобное рабочее пространство в системе;
✓ Быстро ориентироваться в большом количестве документов;
✓ Организовать совместную работу с материалами по задачам и проектам.