Кадровые изменения с 1 сентября 2026 года: что проверить работодателю

1. Общие положения об изменениях с 1 сентября 2026 года

1.1. Что действительно меняется для кадровика

С 1 сентября 2026 года вступает в силу большой блок кадровых изменений. Они затрагивают рабочее время и отдых, сверхурочную работу, неполное рабочее время, испытательный срок, срочные трудовые договоры, сокращение, квоту для приема инвалидов, СОУТ, уведомления по иностранным работникам и медкнижки.

Для работодателя это не разовая новость, а повод проверить кадровые процедуры. Часть изменений потребует обновить шаблоны трудовых договоров и приказов, часть – перестроить сроки рассмотрения заявлений, отчетность или порядок подтверждения прав работника.

• сначала определить, какие нормы относятся к конкретному работодателю: по численности, видам деятельности, наличию водителей, иностранных работников, квотируемых рабочих мест и вредных условий труда;
• затем проверить локальные акты, формы трудовых договоров, заявлений, согласий, приказов, табели, графики сменности и внутренние инструкции;
• после этого закрепить практический порядок: кто принимает заявление, кто проверяет документы, кто контролирует срок и кто хранит подтверждения.

Нормы для проверки: ТК РФ; Федеральные законы от 09.04.2026 N 90-ФЗ, от 09.04.2026 N 91-ФЗ, от 25.04.2026 N 108-ФЗ, от 25.05.2026 N 144-ФЗ; Приказ Минтранса России от 14.04.2026 N 160; Приказ МВД России от 12.05.2026 N 290; Приказ Минтруда России от 12.05.2026 N 204н; Постановления Правительства РФ от 26.01.2026 N 39, от 21.05.2026 N 575, от 28.05.2026 N 620.

1.2. Как подготовиться без лишней работы

Оптимальная подготовка – не переписывать все кадровые документы сразу, а разделить изменения на обязательные для всех и специальные. Всем работодателям нужно проверить прием на работу, испытательный срок, неполное рабочее время, сверхурочную работу и сокращение. Специальные блоки нужны только тем, у кого есть водители, иностранные работники, рабочие места для СОУТ с особенностями, квота для инвалидов или работники, пострадавшие от ЧС.

Главный риск – продолжить применять старые шаблоны после 1 сентября. Например, автоматически включить испытательный срок в договор с женщиной, имеющей ребенка до 3 лет, пропустить 5-дневный срок по заявлению о неполном рабочем времени или использовать старую форму уведомления по иностранному работнику.

• составить перечень изменений, которые точно применимы к организации;
• убрать из шаблонов универсальные формулировки, которые после 1 сентября могут стать незаконными;
• назначить ответственных за сроки: неполное рабочее время, уведомления МВД, отчетность по квоте, оформление ЧС-гарантий;
• проверить, какие документы нужно обновить заранее, а какие достаточно подготовить как рабочие шаблоны на случай обращения работника.

Нормы для проверки: ТК РФ; локальные нормативные акты работодателя; трудовые договоры; формы приказов, заявлений, уведомлений и кадровых чек-листов.

2. Рабочее время, отдых и гарантии работникам

2.1. Сверхурочная работа: лимит, согласие и оплата

С 1 сентября 2026 года годовой лимит сверхурочной работы можно будет увеличить со 120 до 240 часов на одного работника, но только если это предусмотрено коллективным договором или отраслевым либо межотраслевым соглашением, которое распространяется на работодателя. Сам по себе закон не дает права всем работодателям автоматически применять лимит 240 часов.

Дневной предел сохраняется: сверхурочная работа не должна превышать 4 часов в день. Для работников с вредными условиями труда 3 и 4 степени увеличенный годовой лимит не применяется. Для отдельных категорий, в том числе работников с вредными условиями труда 1 и 2 степени, пенсионеров и предпенсионеров, работа сверх 120 часов потребует письменного согласия и проверки медицинских ограничений.

Оплата также требует отдельного контроля. В пределах 120 часов действует общий порядок: первые 2 часа – не менее чем в полуторном размере, последующие – не менее чем в двойном. Начиная со 121-го часа каждый час оплачивается не менее чем в двойном размере. Вместо повышенной оплаты работник по-прежнему может выбрать дополнительное время отдыха.

• проверить, есть ли у работодателя правовое основание для увеличения годового лимита до 240 часов;
• вести учет сверхурочной работы по каждому работнику, а не только по подразделению;
• получать письменное согласие там, где оно требуется, и фиксировать отсутствие медицинских противопоказаний;
• обновить формы приказов, согласий, табелей и расчет оплаты сверхурочной работы;
• учесть право работника на дополнительный выходной для диспансеризации, если он отработал сверхурочно больше 120 часов в год.

Нормы для проверки: Федеральный закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ; ТК РФ – ст. 99, ст. 152; коллективный договор; отраслевое или межотраслевое соглашение; табели учета рабочего времени; приказы о привлечении к сверхурочной работе.

2.2. Неполное рабочее время: срок принятия решения

С 1 сентября 2026 года в ТК РФ закрепят срок, в который работодатель должен принять решение по заявлению работника об установлении неполного рабочего времени. Если сотрудник имеет право требовать такой режим, решение нужно принять не позднее 5 рабочих дней со дня письменного обращения.

На практике это изменение важно для беременных женщин, родителей и других работников, которым работодатель обязан установить неполное рабочее время при наличии оснований. Заявление нельзя будет рассматривать по внутреннему графику кадровой службы или оставлять без движения до согласования с руководителем.

• зафиксировать дату получения письменного заявления;
• проверить, относится ли работник к категории, которой работодатель обязан установить неполное рабочее время;
• подготовить дополнительное соглашение, приказ, график работы и изменения в табеле;
• организовать внутренний маршрут согласования так, чтобы уложиться в 5 рабочих дней;
• сохранить подтверждения: заявление, решение работодателя, документы об изменении режима и расчет оплаты.

Нормы для проверки: Федеральный закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ; ТК РФ – ст. 93; заявление работника; дополнительное соглашение к трудовому договору; приказ об установлении неполного рабочего времени.

2.3. Водители: режим рабочего времени и отдыха

С 1 сентября 2026 года начнут применяться новые особенности режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей. Документ будет действовать до 1 сентября 2032 года. По сравнению с действующими правилами принципиальных изменений немного, но графики и локальные акты все равно нужно сверить.

Одно из уточнений касается разделения рабочего дня или смены. Перерыв между двумя частями рабочего дня или смены можно будет устанавливать сразу после обеденного отдыха. При этом обеденный отдых должен быть предоставлен не позднее чем через 5 часов после начала работы.

• проверить графики работы, сменности и суммированный учет рабочего времени водителей;
• сверить порядок предоставления обеденного отдыха и перерыва между частями смены;
• обновить локальные акты о режиме труда и отдыха водителей;
• проверить, не противоречат ли фактические маршруты и задания установленному режиму рабочего времени.

Нормы для проверки: Приказ Минтранса России от 14.04.2026 N 160; ТК РФ – ст. 329; графики сменности; локальный акт о режиме рабочего времени и времени отдыха водителей.

2.4. Гарантии пострадавшим от ЧС и отзыв из отпуска

С 1 сентября 2026 года в ТК РФ появятся гарантии для работников, которые фактически проживают в жилых помещениях в зонах чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера. Если у таких работников нарушены условия жизни и утрачено имущество из-за ЧС, работодатель должен предоставить дополнительный выходной с сохранением среднего заработка.

Кроме того, по письменному заявлению таким работникам нужно будет предоставлять до 5 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в году. Порядок предоставления этих гарантий дополнительно установлен Правительством РФ и также начнет применяться с 1 сентября 2026 года.

Еще одно изменение касается работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. Их можно будет отзывать из отпуска в исключительных случаях, например для предотвращения катастрофы или производственной аварии либо устранения их последствий. Это не общее право работодателя, а специальное основание для чрезвычайных ситуаций.

• подготовить порядок подтверждения права работника на дополнительный выходной и отпуск за свой счет;
• обновить шаблоны заявлений и приказов по гарантиям для пострадавших от ЧС;
• по работникам с вредными или опасными условиями труда проверять основание отзыва из отпуска и оформлять согласие, если оно требуется;
• хранить документы, подтверждающие ЧС, нарушение условий жизни, утрату имущества или производственную необходимость.

Нормы для проверки: Федеральный закон от 09.04.2026 N 90-ФЗ; Федеральный закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 28.05.2026 N 620; ТК РФ – ст. 125, ст. 128, ст. 186.1.

3. Прием на работу, договоры и увольнение

3.1. Испытательный срок для женщин с детьми до 3 лет

С 1 сентября 2026 года расширится запрет на установление испытательного срока при приеме на работу женщин. Испытание нельзя будет устанавливать женщинам, если у них есть дети до 3 лет. Сейчас запрет действует, если ребенку не исполнилось полтора года.

Это изменение нужно перенести в шаблоны трудовых договоров и алгоритм приема. Если условие об испытании включить в договор автоматически, оно не будет применяться, а у работодателя появится риск спора с работницей и претензий при проверке.

• проверить шаблоны трудовых договоров и убрать универсальное условие об испытании;
• до подписания договора проверять, относится ли кандидат к категории, которой испытание устанавливать нельзя;
• обучить кадровиков и руководителей подразделений, что запрет касается женщин с детьми до 3 лет;
• при ошибочном включении условия об испытании оценить необходимость исправления документов.

Нормы для проверки: Федеральный закон от 09.04.2026 N 91-ФЗ; ТК РФ – ст. 70; трудовой договор; документы, представленные при приеме на работу.

3.2. Срочные трудовые договоры у малых предприятий

С 1 сентября 2026 года больше малых предприятий смогут заключать срочные трудовые договоры по соглашению сторон. Порог численности работников для такого основания увеличат с 35 до 70 человек.

Важно не исказить смысл изменения: оно не превращает срочный договор в универсальную замену бессрочному. Работодателю все равно нужно подтвердить статус субъекта малого предпринимательства, численность работников и соглашение сторон о срочном характере договора.

• подтвердить статус субъекта малого предпринимательства и численность персонала;
• указывать в договоре срок и основание его заключения;
• не использовать срочный договор для обхода гарантий бессрочного трудового договора;
• обновить шаблоны срочных трудовых договоров и порядок их прекращения.

Нормы для проверки: Федеральный закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ; ТК РФ – ст. 58, ст. 59; сведения о численности работников; реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.

3.3. Увольнение за хищение и преимущество при сокращении

С 1 сентября 2026 года уточнят одно из оснований увольнения по инициативе работодателя. Расторгнуть трудовой договор за грубое нарушение можно будет и тогда, когда суд прекратил по нереабилитирующим основаниям уголовное преследование за хищение на работе чужого имущества, растрату, умышленное уничтожение или повреждение имущества.

Это не отменяет необходимости соблюдать процедуру увольнения. Кадровику нужно проверить судебный акт, связь события с работой, сроки и порядок применения дисциплинарного взыскания.

С 1 сентября также дополнят перечень работников, имеющих преимущественное право при сокращении. В него включат работников, которые вернулись в организацию, в частности после военной службы по мобилизации. Преимущество действует при равной производительности труда и квалификации.

• по увольнению за хищение проверять судебный акт и основание прекращения уголовного преследования;
• соблюдать процедуру дисциплинарного взыскания и сроки оформления увольнения;
• при сокращении сравнивать работников по производительности и квалификации, а затем проверять категории с преимущественным правом;
• документировать основания выбора работников, которых оставляют или сокращают.

Нормы для проверки: Федеральный закон от 25.05.2026 N 144-ФЗ; Федеральный закон от 25.04.2026 N 108-ФЗ; ТК РФ – ст. 81, ст. 179, ст. 193; судебный акт; документы по сокращению.

4. Отчетность и специальные обязанности работодателя

4.1. Квота для приема на работу инвалидов

С 1 сентября 2026 года изменятся правила выполнения квоты для приема на работу инвалидов. Расширят перечень категорий инвалидов, при приеме которых непосредственно к работодателю исполнение квоты считают кратным двум рабочим местам. В список добавят инвалидов из числа ветеранов боевых действий, которые в установленный период заключили соглашения с Минобороны и выполняли задачи в спецподразделениях воинских частей в ходе СВО.

С этой же даты обновят форму отчета о выполнении квоты. В форме нужно будет выбрать тип работодателя: головная организация, филиал, представительство, иное обособленное подразделение, индивидуальный предприниматель. Также потребуется указать основной вид экономической деятельности и отдельно показать работников, которые учитываются кратно двум рабочим местам, в том числе инвалидов I группы и инвалидов – ветеранов боевых действий, участвовавших в СВО.

• проверить, обязан ли работодатель выполнять квоту и кто именно подает отчет;
• сверить документы о работниках-инвалидах и основания для кратного учета;
• обновить порядок сбора данных для отчета и назначить ответственных;
• проверить тип работодателя, основной ОКВЭД и численность работников для корректного заполнения формы.

Нормы для проверки: Постановление Правительства РФ от 21.05.2026 N 575; Приказ Минтруда России от 12.05.2026 N 204н; Федеральный закон от 12.12.2023 N 565-ФЗ; документы о квотировании рабочих мест.

4.2. Иностранные работники: новые формы уведомлений

С 1 сентября 2026 года работодатели должны применять обновленные формы уведомлений по иностранным работникам. По новым формам нужно будет сообщать о заключении и прекращении трудового договора или гражданско-правового договора с иностранцем, а также об исполнении обязательств по выплате зарплаты высококвалифицированным специалистам.

Приказ МВД России от 12.05.2026 N 290 действует до 1 сентября 2032 года. Ошибка в форме, сроке или способе подачи уведомления может создать самостоятельный риск, даже если сам прием или увольнение иностранного работника оформлены правильно.

• заменить старые формы уведомлений в кадровом документообороте;
• проверить сроки и способ подачи уведомлений о заключении и прекращении договора;
• отдельно контролировать уведомления о выплате зарплаты высококвалифицированным специалистам;
• хранить подтверждение направления уведомления и комплект документов по каждому иностранному работнику.

Нормы для проверки: Приказ МВД России от 12.05.2026 N 290; трудовые договоры и договоры ГПХ с иностранными работниками; уведомления МВД; документы по высококвалифицированным специалистам.

4.3. СОУТ и бумажные медкнижки

С 1 сентября 2026 года расширят перечень рабочих мест, на которых СОУТ проводят с учетом особенностей. В новой редакции изменят список видов деятельности, по которым субъекты малого предпринимательства могут проводить спецоценку в упрощенном порядке. Сейчас перечень уже, а обновленный перечень включает 55 видов деятельности и распространяется на микропредприятия и малые предприятия.

До 1 сентября 2026 года можно выдавать и вести личные медицинские книжки на бумаге. Это переходный период: после его завершения работодателям и медорганизациям нужно ориентироваться на электронный формат, если срок снова не будет продлен.

• проверить, входит ли вид деятельности работодателя в обновленный перечень для СОУТ с особенностями;
• оценить, можно ли применять упрощенный порядок именно к рабочим местам организации;
• сверить документы по СОУТ, перечень рабочих мест и сведения о вредных или опасных условиях труда;
• по медкнижкам контролировать дату окончания переходного периода и порядок хранения бумажных документов.

Нормы для проверки: Постановление Правительства РФ от 26.01.2026 N 39; документы по СОУТ; перечень рабочих мест; Приказ Минздрава России от 30.07.2025 N 457н.

5. Контрольный список для работодателя

Перед 1 сентября 2026 года кадровой службе нужно проверить не только тексты законов, но и реальные документы работодателя. Большая часть рисков появляется из-за старых шаблонов, неподготовленных маршрутов согласования и отсутствия подтверждающих документов.

• проверены ли локальные акты о рабочем времени, сверхурочной работе, отпусках и неполном рабочем времени;
• обновлены ли шаблоны трудовых договоров: испытательный срок, срочный договор, режим рабочего времени;
• подготовлен ли порядок рассмотрения заявлений о неполном рабочем времени в срок не более 5 рабочих дней;
• проверены ли правила привлечения к сверхурочной работе и порядок оплаты часов сверх 120 часов в год;
• сверены ли графики и локальные акты для водителей;
• обновлены ли формы уведомлений по иностранным работникам;
• пересмотрен ли порядок подготовки отчета о выполнении квоты для приема инвалидов;
• проверен ли обновленный перечень рабочих мест для СОУТ с особенностями;
• учтены ли новые категории работников с преимущественным правом при сокращении;
• подготовлены ли формы документов для работников, пострадавших от ЧС;
• сохранены ли подтверждающие документы по каждому кадровому решению: заявление, согласие, приказ, дополнительное соглашение, табель, уведомление, судебный акт или иной документ-основание.

Если у работодателя есть водители, иностранные работники, вредные или опасные условия труда, квота для инвалидов либо малый бизнес с численностью до 70 человек, подготовку лучше провести до начала сентября. Для остальных работодателей базовый минимум – обновить шаблоны трудовых договоров, порядок неполного рабочего времени, документы по сверхурочной работе и сокращению.

Нормы для проверки: ТК РФ; Федеральные законы от 09.04.2026 N 90-ФЗ, от 09.04.2026 N 91-ФЗ, от 25.04.2026 N 108-ФЗ, от 25.05.2026 N 144-ФЗ; приказы и постановления, перечисленные в материале; локальные нормативные акты работодателя.