Сроки хранения бухгалтерских документов: актуальная таблица

Правильное хранение бухгалтерских документов поможет избежать штрафов и претензий проверяющих органов, а также защитить позицию компании при налоговых проверках и спорах. А еще упростит работу как вам, так и вашим коллегам в будущем.

В этой статье вы найдете актуальную таблицу по срокам хранения бухгалтерских документов, а также узнаете, какие есть штрафы за нарушение и как правильно передать документы в архив и настроить систему хранения.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Срок хранения	Документы
50 лет	– РСВ – ЕФС-1 – 6-НДФЛ, справка о доходах физлиц (при отсутствии лицевых счетов)
6 лет	– документы по зарплате: расчетные ведомости, расчетные листки – больничные листы – персонифицированные сведения о физлицах (как налоговая отчётность в ИФНС)
5 лет	– первичные документы – кассовые документы – выписки по банковскому счёту – путевые листы – счета-фактуры, УПД – налоговые декларации – документы по учёту ОС (после выбытия ОС) – 6-НДФЛ, справка о доходах физлиц
До ликвидации организации	– карточка ОС-6
Постоянно	– бухгалтерская отчётность (при ликвидации – передача в архив)

Обратите внимание: для бумажных и электронных документов установлены одинаковые сроки хранения.

Скачайте памятку: сроки хранения бухгалтерских документов

Какие штрафы за нарушение сроков хранения?

Для сотрудника, отвечающего за документы организации предусмотрен административный штраф от 5 до 10 тыс. руб. В случае повторного нарушения штраф может вырасти до 20 тыс. руб., либо работника дисквалифицируют на 1-2 года (ч. 1, 2 ст. 15.11, примечание 1 к ст. 15.11 КоАП РФ).

Как передать бухгалтерские документы в архив?

Документы со сроком хранения более 10 лет можно передать в архив:

– государственный;
– частный;
– собственный архив организации.

Если архив свой, правила работы стоит закрепить в локальном нормативном акте – обычно это положение об архиве. Его составляют с учетом Правил Росархива; в качестве основы можно использовать Примерное положение Росархива (п. 2, 3, 5, 73 Правил хранения документов).

Архив размещают в отдельном помещении или в сейфах/запирающихся шкафах (если документов не очень много). Требования к помещению и оснащению приведены в разделе VII Правил Росархива.