Как обмениваться документами с коллегами внутри КонсультантПлюс
Если вы регулярно пересылаете важные документы коллегам, часть рабочего дня уходит не на работу, а на обмен файлами. В КонсультантПлюс есть возможность быстро обмениваться документами с коллегами и экономить время на их пересылку друг другу.
Более того, вы можете делиться не просто текстовым файлом, а обмениваться с коллегами:
- Документами на контроле, чтобы совместно следить за изменениями в них;
- Документами с закладками, чтобы минимизировать ошибки при совместной работе с материалами;
- Материалами с пометками маркером, чтобы совместно опираться на важные фрагменты текста.
В этой инструкции пошагово разберём, как использовать каждый из этих вариантов в КонсультантПлюс, чтобы делиться материалами внутри команды и упростить совместную работу с документами.
1. Как обмениваться документами на контроле?
Вы можете выгрузить документ, в котором отслеживаете изменения, и отправить его коллегам, если у них тоже есть система КонсультантПлюс. Благодаря этому вы совместно можете следить за изменениями в нормативном документе, чтобы всегда работать с актуальной редакцией.
Как сохранить файл для отправки: инструкция
Для этого откройте панель «Избранное» на стартовой странице в правом верхнем углу.
Перейдите в раздел «Документы на контроле», выделите документ, которым хотите обменяться, и в правом верхнем углу экрана нажмите «Экспорт/Импорт».
Выберите опцию «Сохранить выбранные элементы в файл» и нажмите «Применить» – выгрузится файл в формате istz.
Сохраните файл на компьютер и отправьте коллеге удобным способом, например через электронную почту.
Точно так же и вы сможете открыть файл, который прислали вам. О том, как это сделать, читайте дальше.
Как открыть присланный файл: инструкция
Для этого перейдите в раздел «Документы на контроле» панели «Избранное». Нажмите «Экспорт/Импорт» и загрузите файл формата istz, который вам отправили.
Документ на контроле отобразится в вашем комплекте КонсультантПлюс.
2. Как обмениваться документами с закладками?
Вы можете выгрузить документ с закладкой и отправить его коллегам, если у них тоже есть система КонсультантПлюс – это сократит время на поиск документов в будущем.
*Если в документе вы выделяете текст цветными маркерами, то при загрузке файла они отобразятся вместе с закладками.
Как сохранить файл для отправки: инструкция
Для этого откройте панель «Избранное» на стартовой странице в правом верхнем углу.
Перейдите в раздел «Закладки», выделите документ, которым хотите обменяться, и в правом верхнем углу экрана нажмите «Экспорт/Импорт».
Выберите опцию «Выгрузить только документ» и нажмите «Применить» – закладка выгрузится как файл формата lblz.
Сохраните файл с закладкой на компьютер и отправьте коллеге удобным способом, например через электронную почту. Точно так же и вы сможете открыть файл, который прислали вам. О том, как это сделать, написано ниже.
Как открыть присланный файл: инструкция
Для этого перейдите в панель «Избранное». Нажмите «Экспорт/Импорт» и загрузите файл формата lblz, который вам отправили.
Закладка с комментарием отобразится в вашем комплекте КонсультантПлюс.
3. Как обменяться документами с пометками маркером?
Вы можете выгрузить документы с пометками маркером и отправить их коллегам в формате Word. Благодаря этому можно совместно опираться на важные фрагменты текста и снизить риск ошибок при работе с правовыми документами.
Как сохранить файл для отправки: инструкция
Откройте документ, в котором выделяли текст цветным маркером и в верхней части экрана нажмите на значок «W» – система автоматически сохранит его на компьютере в формате Word.
Отправьте документ коллеге удобным способом, например через электронную почту.
Пометки маркером и указанные вами закладки с комментариями будут отображаться в выгруженном документе. Благодаря этому вы можете поделиться важными фрагментами текста с коллегами.
Мало кто знает о функции обмена документами, но при совместной работе с материалами она облегчит работу не только вам, но и всей команде.
КонсультантПлюс предлагает много полезных инструментов и материалов для работы, о которых большинство пользователей, к сожалению, даже не догадываются. Например: «готовые решения» – почитайте эту статью, чтобы использовать возможности КонсультантПлюс на максимум.