График отпусков на 2027 год: как составить утвердить и изменить

График отпусков определяет очередность ежегодного оплачиваемого отдыха на весь календарный год. Для работодателя это не формальность: документ помогает заранее распределить отсутствие работников, учесть тех, кто вправе выбирать время отдыха, и не допустить накопления отпусков. График на 2027 год нужно утвердить не позднее 17 декабря 2026 года.

Обязательно ли составлять график отпусков

По общему правилу – да. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков ежегодно определяется графиком, который утверждает работодатель. Утвержденный график обязателен и для работодателя, и для работника (части 1 и 2 статьи 123 ТК РФ). Требование распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей, если для них законом не предусмотрено специальное исключение. Работодатели – физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, определяют порядок предоставления ежегодных отпусков по соглашению с работником (статья 305 ТК РФ), поэтому отдельный график им не требуется.

Не составлять график могут микропредприятия и те некоммерческие организации, которые соответствуют условиям статьи 309.1 ТК РФ, но только если они полностью или частично отказались от принятия локальных нормативных актов и включили соответствующие условия непосредственно в трудовые договоры по типовой форме. Сам статус микропредприятия или НКО автоматически от графика не освобождает (статья 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Когда утвердить график на 2027 год

Статья 123 ТК РФ требует утвердить график не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Для графика на 2027 год последний безопасный день утверждения – 17 декабря 2026 года включительно. Сбор пожеланий, проверку отпускного стажа и согласование с руководителями подразделений лучше завершить раньше, чтобы оставить время на учет мнения профсоюза.

Если срок пропущен, график нужно утвердить как можно скорее. Позднее оформление не отменяет уже допущенного нарушения, но позволяет организовать отпуска и снизить риск новых нарушений.

Кто составляет и утверждает график

Закон не назначает конкретного исполнителя. Работу обычно ведет кадровая служба, но ответственным может быть другой сотрудник. Обязанность закрепляют в трудовом договоре или должностной инструкции с учетом части 2 статьи 57 и статьи 60 ТК РФ либо ежегодно назначают ответственного приказом. Приказ о подготовке графика не обязателен, но в нем удобно установить сроки подачи пожеланий и согласования отпусков подразделениями.

График утверждает работодатель – как правило, руководитель организации или уполномоченное им лицо. Отдельный приказ об утверждении не обязателен: достаточно грифа утверждения в самом графике. Если в организации есть выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение учитывают в порядке статьи 372 ТК РФ (часть 1 статьи 123 ТК РФ).

Кого включить в график

В график включают работников, которые состоят в трудовых отношениях на дату его утверждения, в том числе:

• основных работников и совместителей;
• работников по срочным трудовым договорам, если период работы захватывает планируемый отпуск;
• дистанционных работников;
• работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, если в 2027 году предполагается их выход и использование ежегодного отпуска.

На период приостановления трудового договора по статье 351.7 ТК РФ ежегодный отпуск не планируют. После возобновления договора отпуск можно согласовать и при необходимости отразить в графике. Работников, принятых после утверждения графика, закон не обязывает вносить в уже готовый документ. Отпуск им предоставляют по соглашению сторон с учетом статьи 122 ТК РФ; работодатель вправе дополнить график.

Нужно ли учитывать пожелания работников

Для большинства работников конкретное время отпуска определяет работодатель. Собирать заявления или листы пожеланий закон не требует, однако это помогает уменьшить число последующих переносов. Если несколько работников выбрали один период, решение принимают с учетом непрерывности работы подразделения, заменяемости и положений коллективного договора или локального акта.

Отдельно нужно проверить работников, которым закон дает право использовать отпуск в удобное для них время. Их пожелание работодатель обязан учесть. К таким работникам, в частности, относятся:

• работники младше 18 лет – статья 267 ТК РФ;
• работники с тремя и более детьми младше 18 лет, пока младшему ребенку не исполнилось 14 лет, – статья 262.2 ТК РФ;
• один из родителей, опекунов или попечителей ребенка-инвалида младше 18 лет – статья 262.1 ТК РФ;
• муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам – часть 4 статьи 123 ТК РФ;
• женщина перед отпуском по беременности и родам, сразу после него либо после отпуска по уходу за ребенком – статья 260 ТК РФ;
• внешний совместитель – одновременно с отпуском по основной работе, статья 286 ТК РФ;
• почетные доноры России, отдельные категории ветеранов и супруги военнослужащих – в случаях, предусмотренных специальными федеральными законами.

Чтобы подтвердить льготу, кадровику нужны сведения и документы, которыми работодатель располагает на момент составления графика. Перечень льготников лучше проверять перед каждым ежегодным планированием: семейный статус и возраст детей меняются, а специальные основания могут быть установлены разными федеральными законами.

Как определить продолжительность отпуска

Основной ежегодный оплачиваемый отпуск по общему правилу составляет 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ). К нему прибавляют положенные работнику дополнительные отпуска. Нерабочие праздничные дни, пришедшиеся на период ежегодного отпуска, в число его календарных дней не включают (статья 120 ТК РФ).

Разделить отпуск на части можно только по соглашению работника и работодателя. Хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 ТК РФ). Работодатель не вправе заранее закрепить одностороннее дробление отпуска на короткие периоды без согласия работника.

При планировании проверьте неиспользованные дни за прошлые рабочие годы. Их можно включить в график либо согласовать предоставление отдельно, но нельзя допускать непредоставление ежегодного отпуска два года подряд. Работникам младше 18 лет и занятым на работах с вредными или опасными условиями труда отпуск должен предоставляться ежегодно (часть 4 статьи 124 ТК РФ).

По какой форме составить график

Работодатель может использовать унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, либо собственную форму, закрепленную локальным актом. В собственной форме целесообразно предусмотреть:

• структурное подразделение, должность и Ф.И.О. работника;
• количество календарных дней основного и дополнительного отпусков;
• планируемую дату начала отпуска, а при разделении – даты и продолжительность каждой части;
• графы для переноса, основания изменения и фактической даты отпуска;
• гриф утверждения и реквизиты учета мнения профсоюза, когда оно требуется.

ТК РФ прямо не устанавливает, нужно ли указывать точные даты или только месяц. Минтруд в письме от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659 указал, что допустимы оба варианта. Для практической работы безопаснее фиксировать конкретную дату начала: так проще выполнить обязанность по уведомлению, рассчитать отпускные и избежать спора о согласованном периоде.

Как утвердить график

Работу можно организовать по следующему алгоритму:

1. Сверить список работников, отпускной стаж, продолжительность основного и дополнительных отпусков, остатки прошлых лет.
2. Собрать пожелания и отдельно выявить работников, имеющих право выбрать удобное время отдыха.
3. Согласовать периоды с руководителями подразделений и проверить, не остается ли рабочий процесс без необходимой замены.
4. При наличии профсоюза направить проект и обоснование в выборный орган первичной профсоюзной организации и провести процедуру по статье 372 ТК РФ.
5. Утвердить график не позднее 17 декабря 2026 года подписью руководителя либо отдельным приказом.
6. Ознакомить работников с утвержденным графиком под подпись или через кадровый электронный документооборот, если он введен по правилам ТК РФ.

Ознакомление с графиком не заменяет персональное извещение о начале отпуска. О времени начала каждого отпуска работника необходимо известить под подпись не позднее чем за две недели (часть 3 статьи 123 ТК РФ). Это можно сделать отдельным уведомлением или приказом, если документ вручен в установленный срок.

Нужно ли заявление на отпуск по графику

Если в графике указана точная дата начала и работник своевременно извещен, отдельное заявление по общему правилу не требуется. Заявление понадобится, когда дата в графике обозначена только месяцем, работник просит изменить период, использует право на отпуск в удобное время либо оформляет отпуск, не включенный в график.

Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отпуска (часть 9 статьи 136 ТК РФ). Кадровый график должен позволять бухгалтерии получить сведения заранее. Если работника предупредили позже чем за две недели или отпускные выплатили несвоевременно, по его письменному заявлению отпуск переносится на другой согласованный срок (часть 2 статьи 124 ТК РФ).

Можно ли изменить утвержденный график

Да, но график нельзя менять односторонне без предусмотренного законом основания. Если перенос просит обычный работник, работодатель вправе согласиться или отказать. Если работник относится к льготной категории либо наступил случай обязательного переноса по статье 124 ТК РФ, его право нужно обеспечить.

Обязательный перенос или продление требуется, в частности, при временной нетрудоспособности работника во время отпуска, исполнении государственных обязанностей с освобождением от работы, несвоевременном извещении о начале отпуска и задержке отпускных – с учетом условий статьи 124 ТК РФ.

Изменение оформляют на основании заявления работника, медицинского документа, письменного согласия или другого подтверждающего документа. Затем издают приказ, если он предусмотрен документооборотом работодателя, и вносят в график основание и новую дату. В собственной форме графика для этого удобно заранее предусмотреть отдельные графы.

Можно ли перенести отпуск из-за производственной необходимости

Одной ссылки на производственную необходимость недостаточно. Если предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, перенос на следующий рабочий год допускается лишь в исключительном случае и только с согласия работника (часть 3 статьи 124 ТК РФ). Работник не обязан соглашаться.

Получите письменное согласие, определите новый срок и оформите изменение. Перенесенный отпуск нужно использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. Нельзя переносить отпуск два года подряд, а отпуск несовершеннолетнего или работника с вредными либо опасными условиями труда – даже один год (части 3 и 4 статьи 124 ТК РФ).

Если отпуск уже начался, вернуть работника можно только с его согласия. Неиспользованную часть предоставляют в удобное для работника время в текущем рабочем году или присоединяют к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв запрещен для работников младше 18 лет, беременных и занятых на работах с вредными или опасными условиями труда (статья 125 ТК РФ).

Какая ответственность предусмотрена

Отсутствие графика, нарушение срока его утверждения, непредоставление отпуска по графику или незаконный перенос могут квалифицироваться как нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Возможны предупреждение или штраф: для должностного лица и индивидуального предпринимателя – от 1 000 до 5 000 руб., для организации – от 30 000 до 50 000 руб.

За повторное аналогичное нарушение применяется часть 2 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф для должностного лица от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет; для ИП – от 10 000 до 20 000 руб.; для организации – от 50 000 до 70 000 руб. Работник также вправе обратиться в государственную инспекцию труда или суд.

Выводы

График отпусков на 2027 год нужно рассматривать как рабочий план, обязательный для обеих сторон трудового договора. Его качество зависит не только от соблюдения срока (17 декабря 2026 года), но и от правильного состава работников, учета льгот, остатков отпусков, дополнительных дней и договоренностей о разделении отдыха.

После утверждения ключевыми становятся две отдельные обязанности: ознакомить работников с графиком и персонально извещать каждого о начале отпуска не позднее чем за две недели. Изменять даты следует документально. Работодатель не вправе отменить или перенести отпуск одной лишь ссылкой на производственную необходимость. Основные материалы собраны в подборке КонсультантПлюс