Проверка статуса самозанятого: автоматизация процесса
Компания клиента работает с большим количеством самозанятых и раньше вручную проверяла все статусы и лимиты доходов, прежде чем сформировать платёжные поручения. Из-за ручной проверки обработка одного реестра занимала целый день, а работники регулярно сталкивались с переработками и ошибками.
Специалисты Логасофт СПб автоматизировали процесс проверки самозанятых и создания платёжных поручений, сократив обработку реестра с 8 часов до 30 минут. Как следствие – риск ошибок значительно снизился, а переработки исчезли.
Клиент и запрос
Клиент – крупная аутстаффинговая компания, работает с большим количеством самозанятых (до 50 человек в одном реестре).
Дважды в неделю бухгалтерия должна формировать реестры выплат по самозанятым: проверять статус каждого исполнителя через ФНС, контролировать лимиты доходов и формировать платёжные поручения. Всё это вручную, из-за чего обработка одного реестра занимает целый день. При формировании двух реестров в одну неделю нагрузка на сотрудников вырастает настолько, что появляется необходимость сверхурочной работы и вырастает риск ошибок.
Основные проблемы:
- Сотрудники вынуждены работать сверхурочно
- Трата времени – все проверки и формирование платежек происходят вручную
- Высокий риск ошибок из-за однотипной работы в больших объемах
Задача
Автоматизировать процесс проверки статуса самозанятых и создания платёжных поручений, чтобы сократить трудозатраты, сократить риск ошибок и обеспечить своевременную обработку выплат.
Решение команды Логасофт СПб
Для решения задачи мы внедрили фоновую двухэтапную проверку и автоматическое создание платёжных поручений в документ «Реестр выплат самозанятым».
А именно:
1) Интегрировали двухэтапную автоматическую проверку самозанятых:
Этап 1. Проверка статуса по ИНН через API сервиса ФНС
- Учтено ограничение сервиса: не более 2 запросов в минуту
- Реализован пошаговый опрос с интервалом 30 секунд на каждый ИНН
- Проверка идёт в фоновом режиме – пользователь продолжает работу без блокировок
Этап 2. Контроль лимитов выплат
- Проверяется сумма выплат, полученных в компании заказчика за текущий налоговый период (с начала года по текущую дату) по счёту 76.16.
- С учётом доступного остатка лимита
Дополнительно настроили цветовую индикацию для удобства сотрудников. Зеленая строка – статус актуален и лимит в порядке, желтая – статус актуален, но лимиты превышены, красная – статус неактуален.
Кроме того, для всех строк отображаются подсказки: текущий статус, остаток лимита и дата последней проверки.
*При отсутствии интернет-соединения выводится информативное сообщение с указанием причины сбоя.
2) Реализовали автоматическое создание платёжных поручений
- На форме списка добавили кнопку «Создать платёжные поручения»
- Система автоматически формирует, заполняет и сохраняет документы «Платёжное поручение» для строк, отмеченных зелёным
Если обнаружено превышение лимита, то пользователь получает предупреждение с указанием суммы перерасхода и не может сформировать платежное поручение автоматически. При этом стандартный способ формирования остался доступным.
Результат
✓ Время обработки одного реестра сокращено с 8 часов до 30 минут
✓ Проверка статуса самозанятых и контроль лимитов полностью автоматизированы
✓ Исключены ручные операции и человеческие ошибки
✓ Устранена необходимость сверхурочных работ бухгалтеров
✓ Статусы стали прозрачными: цветовые строки + подсказки в интерфейсе
✓ Платёжные поручения создаются в один клик, что ускоряет закрытие расчётного цикла
Время реализации
За счёт опыта внедрения автоматизации в учётной системе клиента команда Логасофт СПб передала финальный результат уже через четыре рабочих дня. Три дня заняли согласование ТЗ и разработка, один день – тестирование и установка в базу клиента.