Отпуск – актуальный порядок и важные нюансы 2026

В 2026 году порядок предоставления, оформления и оплаты ежегодных оплачиваемых отпусков регулируется Трудовым кодексом РФ с учетом последних изменений. Важно не только корректно рассчитать сумму отпускных, но и строго соблюсти все кадровые процедуры, чтобы избежать штрафов со стороны ГИТ. В данном материале представлен обзор по всем этапам работы с отпусками, включая новые правила, образцы документов и разбор сложных ситуаций.

Виды и продолжительность отпусков

В 2026 году минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для всех штатных сотрудников составляет 28 календарных дней.

Работнику предоставляются, в частности, следующие оплачиваемые работодателем отпуска:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст. ст. 114, 115 ТК РФ);
• ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, установленные законом для отдельных категорий работников. К примеру, для тех, кому установлен ненормированный рабочий день (ст. 114, ч. 1 ст. 116 ТК РФ);
• дополнительные оплачиваемые отпуска, установленные локальным нормативным актом (в том числе положением об отпусках), коллективным договором, соглашением (в частности, действующим по вашей организации отраслевым соглашением). Например, локальным нормативным актом может быть предусмотрен дополнительный оплачиваемый отпуск для ветеранов боевых действий или с учетом отраслевого соглашения в организациях дорожного хозяйства работникам предоставляется отпуск за многосменный режим работы на условиях и в порядке, определяемых коллективным договором.
• учебные отпуска, которые предоставляются с оплатой в некоторых случаях (ч. 1 ст. 173, абз. 2 ч. 1, ч. 2 ст. 173.1, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 176 ТК РФ).

Для отдельных категорий работников предусмотрены удлиненные отпуска: например, педагогам (56 дней), несовершеннолетним, инвалидам, судьям, сотрудникам таможни и другим категориям, установленным законом.

Документ в подборке: Готовое решение: Как предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск работнику (оформить уход в отпуск) (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Важно различать удлиненный и дополнительный отпуск. Удлиненный – это увеличенная продолжительность основного отпуска. Дополнительный – это дни отдыха сверх стандартных 28 дней.

Документы в подборке:

• Готовое решение: Какие бывают виды отпусков (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}
• “Руководство по соблюдению обязательных требований по времени отдыха [виды перерывов и выходных] и отпускам” (утв. Рострудом) {КонсультантПлюс}
• Порядок предоставления отпуска. График отпусков.

Отпуска предоставляются в соответствии с утвержденным графиком на календарный год. Микропредприятия могут заменить график письменными соглашениями с сотрудниками.

Включают в график всех, кто числится в организации, в том числе совместителей и работников по срочным договорам. Декретниц учитывают, если в следующем году они выйдут на работу. Мобилизованных вносят в график после возобновления трудового договора (Письмо Минтруда от 27.03.2020 N 14-2/В-321).

Очередность отпусков в графике определяет работодатель, но некоторым работникам отпуск надо предоставить в удобное для них время. С остальными согласовывать даты отпусков нужно, только если это предусмотрено коллективным договором, положением об отпусках или другим ЛНА (ст. 123 ТК РФ).

Документы в подборке:

• Типовая ситуация: График отпусков: как составить, утвердить, изменить (Издательство “Главная книга”, 2026) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как утвердить график отпусков (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}
• Готовое решение: Как заполнить график отпусков (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Стаж для отпуска

Право на отпуск возникает после 6 месяцев непрерывной работы. Исключение составляют беременные женщины, несовершеннолетние и усыновители детей до 3 месяцев – им отпуск предоставляется по заявлению.

Механизм расчета стажа работы, дающего право на ежегодный отпуск, законом не определен. По сути, вам нужно сложить все периоды, включаемые в такой стаж. Потом для предоставления основного отпуска нужно посчитать, на сколько дней сдвинуть окончание рабочего года, если были периоды, не включаемые в стаж для отпуска (способы расчета ниже). А для дополнительного отпуска “за вредность” фактически отработанные в соответствующих условиях дни разделите на среднемесячное число рабочих дней (переведите их в полные месяцы), определив тем самым, какой отпуск нужно предоставлять работнику – полный или пропорционально отработанному времени. Это следует из ст. 121 ТК РФ, п. п. 8, 9, 10 Инструкции, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 N 273/П-20, Писем Минтруда России от 25.10.2018 N 14-2/ООГ-8519 и от 18.10.2016 N 14-2/В-1045.

Документ в подборке: Готовое решение: Как рассчитать рабочий год для ежегодного очередного отпуска (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Разделение отпуска на части

Отпуск можно делить на части. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Количество частей и их продолжительность законом не ограничены и определяются соглашением сторон.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен только на то количество частей, которое вы определите по соглашению с работником. Не рекомендуем чрезмерно дробить отпуск, так как работник не сможет полноценно отдохнуть и восстановить свои силы (ч. 1 ст. 125 ТК РФ, Письма Минтруда России от 08.07.2021 N 14-2/ООГ-6477, Роструда от 17.07.2009 N 2143-6-1).

Можно разделить на части и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, а не только основной. В том числе отпуск “за вредность” (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 125 ТК РФ).

Также учитывайте требование по продолжительности частей ежегодного оплачиваемого отпуска.

Так, установлено минимальное количество дней отпуска для одной из частей ежегодного оплачиваемого отпуска – 14 календарных дней (с учетом суммирования основного отпуска и дополнительного (если он предоставляется)). Другие же его части могут быть любой продолжительности, о которой вы договоритесь с работником, например один, два, пять, семь дней (ст. 114, ч. 2 ст. 120, ч. 1 ст. 125 ТК РФ, Письма Минтруда России от 17.07.2025 N 14-6/В-887, от 08.07.2021 N 14-2/ООГ-6477, Роструда от 10.01.2024 N ПГ/28100-6-1, от 17.07.2009 N 2143-6-1, сайт “Онлайнинспекция.рф”). Такие части отпуска можно даже предоставить только по выходным или, как мы уже упоминали, только по рабочим дням.

Документ в подборке: Готовое решение: Как разделить ежегодный отпуск на части (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Перенос отпуска

Отпуск может быть перенесен по инициативе работника или работодателя (в исключительных случаях). Если работник не использовал отпуск в течение двух лет подряд, это является нарушением со стороны работодателя.

Документ в подборке: ст. 124 ТК РФ {КонсультантПлюс}

Оформите перенос ежегодного оплачиваемого отпуска, если на это есть основания (например, работник заболел в отпуске, и вы его не продлевали). На практике, если перенос инициирует работодатель, работнику направляют уведомление, а если работник – берут заявление (оно необходимо, например, если он просит перенести отпуск из-за его несвоевременной оплаты). Если ранее вы уже издали приказ об отпуске, то рекомендуем оформить приказ о переносе отпуска или о его отмене. Внесите изменения в график отпусков и в личную карточку работника (в случае ее ведения).

Учтите запреты при переносе отпуска на следующий рабочий год.

Документ в подборке: Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Оформление отпуска: пошаговый алгоритм

Для правильного оформления отпуска кадровику необходимо выполнить следующие действия:

• Составление и анализ графика отпусков и уведомление работника. За две недели до начала отпуска по графику уведомьте работника под подпись. Уведомление может быть оформлено в произвольной форме или как отдельный документ.
• Получение заявления.

Заявление на отпуск обязательно требуется, если:

• Работник идет в отпуск не по графику (переносит даты).
• В графике указан только месяц, без конкретных дат.
• Сотрудник принят на работу после утверждения графика.
• Работник относится к категории, имеющей право на отпуск в удобное время (льготники).
• Издание приказа. На основании заявления и графика издается приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или Т-6а). В приказе указываются ФИО сотрудника, вид отпуска, даты начала и окончания, количество дней. Приказ подписывается руководителем и работником.
• Расчет отпускных. Расчет производится по правилам статьи 139 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от 24.04.2025 N 540.

Отметим, что в базу для расчета отпускных не входят выплаты, которые предусмотрены п. 3 Положения о средней заработной плате. Это выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда и т.п.), т.е. выплаты, которые не соответствуют понятию заработной платы, содержащемуся в ч. 1 ст. 129 ТК РФ (Письмо Минтруда России от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105). По мнению Минтруда России, к выплатам социального характера относятся и доплаты между средней заработной платой и пособием по временной нетрудоспособности (Письмо от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105). Разъяснения в приведенных здесь и далее Письмах Минтруда России основаны на нормах утратившего силу Положения о средней заработной плате, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. Несмотря на это, полагаем, что их можно учитывать и в настоящее время, поскольку нормы по исчислению среднего заработка для расчета отпускных в Положении о средней заработной плате, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 N 540, в основном не изменились.

Помимо выплат, перечисленных в п. 3 Положения о средней заработной плате, в базу для расчета отпускных не включаются суммы выплат за периоды, указанные в п. 5 Положения. С учетом пп. “а” п. 5 Положения о средней заработной плате к таким выплатам относится, например, средний заработок, выплаченный работнику за дни ежегодного отпуска, поскольку эти дни исключаются из расчетного периода. Аналогичный вывод содержится в Письме Минтруда России от 15.04.2016 N 14-1/В-351.

Кроме того, в Письме от 13.08.2015 N 14-1/В-608 Минтруд России отметил, что при исчислении среднего заработка не учитываются суммы, начисленные за время нахождения работника в служебной командировке.

Между тем в Письме от 03.08.2016 N 14-1/ООГ-7105 Минтруд России указал, что доплату между окладом и средней заработной платой в период командировки можно рассматривать как часть зарплаты и учитывать при расчете среднего заработка, если системой оплаты труда предусмотрена такая выплата (с отражением в трудовом договоре) и она включена в фонд оплаты труда и учитывается при определении сумм страховых взносов.

Оформление документов. Данные об отпуске вносятся в личную карточку работника (форма Т-2) и отражаются в записке-расчете (форма Т-60).

Документы в подборке:

• Типовая ситуация: Ежегодный отпуск: оформление и оплата (Издательство “Главная книга”, 2026) {КонсультантПлюс}
• Подборка форм: Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Продление и перенос отпуска

Ежегодный отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях:

• Временной нетрудоспособности работника (больничный) во время отпуска.
• Исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей (если по закону для этого предусмотрено освобождение от работы).
• В других случаях, предусмотренных локальными нормативными актами организации.

Основные причины переноса ежегодного оплачиваемого отпуска установлены законом. Вы можете также предусмотреть дополнительные причины переноса отпуска в вашем локальном нормативном акте.

Сколько раз можно переносить отпуск, законом не регламентировано. Если есть основания для переноса отпуска, переносите его столько раз, сколько нужно. Но помните о запрете на перенос ежегодного оплачиваемого отпуска для отдельных категорий работников. Также есть ограничения по времени, в течение которого возможен перенос. Так, например, отпуск, перенесенный по производственной необходимости, работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставлен (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Документы в подборке:

• Готовое решение: Как оформить перенос ежегодного отпуска по любому основанию (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}
• Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск {КонсультантПлюс}

Компенсация за неиспользованный отпуск

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией не допускается, за исключением двух случаев:

• При увольнении работника выплачивается компенсация за все неиспользованные дни отпуска.
• Замена деньгами части удлиненного или дополнительного отпуска, превышающей 28 календарных дней (например, у “северян” или за ненормированный день).

Работодатель не имеет права по своей инициативе заменять отпуск денежной компенсацией работающим сотрудникам.

Нельзя заменить денежной компенсацией ежегодный отпуск 28 календарных дней, а также любой ежегодный отпуск беременным женщинам и несовершеннолетним.

Дополнительный отпуск за вредность можно заменить только в части, превышающей его минимальную продолжительность – 7 календарных дней (Письмо Минтруда от 27.06.2017 N 14-2/ООГ-5299).

Остальные отпуска, например, за ненормированный рабочий день или северный отпуск, можно заменить компенсацией. Для этого возьмите у работника заявление и издайте приказ, указав в нем срок выплаты компенсации. Компенсацию считайте так же, как при увольнении.

Документ в подборке: Типовая ситуация: Как заменить отпуск денежной компенсацией (Издательство “Главная книга”, 2026) {КонсультантПлюс}

Ответственность за нарушения

Нарушение порядка предоставления, оформления или оплаты отпусков влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Штрафы составляют:

• Для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для ИП: от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей.
• При повторном нарушении штрафы значительно возрастают.

Документ в подборке: Готовое решение: Какая предусмотрена ответственность работодателя за нарушение обязательств, связанных с отпусками (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}

Грамотное оформление процедуры предоставления отпуска – залог отсутствия претензий со стороны проверяющих органов и спокойной работы бухгалтерии. Внедрение четкого алгоритма действий, использование актуальных форм документов и своевременная выплата отпускных позволят минимизировать риски для компании и обеспечить соблюдение прав работников в полном соответствии с законодательством РФ на 2026 год.