Дебиторская задолженность: бухгалтерский и налоговый учёт

Дебиторская задолженность – долги контрагентов перед компанией (авансы выданные, задолженность за проданные товары, работы и услуги), переплата по налогам, задолженность работников. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность делят на краткосрочную и долгосрочную.

Краткосрочная (оборотная) дебиторская задолженность – задолженность покупателей и заказчиков и другая задолженность, связанная с обычным операционным циклом, независимо от сроков ее погашения, а также задолженность, не связанная с обычным операционным циклом, но со сроком погашения менее 12 месяцев. В балансе ее показывают в строке 1230, в пояснениях к балансу – в таблице 7.1 (п. п. 13, 14 ФСБУ 4/2023).

Долгосрочная (внеоборотная) дебиторская задолженность – авансы, выданные в связи с приобретением ОС и НМА независимо от сроков погашения, а также не связанная с обычным операционным циклом задолженность со сроком погашения более 12 месяцев. В балансе ее показывают в строке 1190, в пояснениях к балансу – в таблице 7.1 (п. 16 ФСБУ 4/2023).

При организации системы управления дебиторской задолженностью необходимо, в частности, провести инвентаризацию дебиторской задолженности, разработать кредитную политику, критерии оценки покупателей, установить порядок контроля, анализа и взыскания дебиторской задолженности.

Способ взыскания дебиторской задолженности зависит от сложившихся отношений с должником, его платежеспособности, размера и причин возникновения задолженности, наличия в штате кредитора подразделений, работающих с дебиторами, размера вознаграждения третьих лиц (при их привлечении к возврату долга), оценки перспектив возврата долга. Возможные способы указаны в обосновании.

В консультации пошагово представлен алгоритм действий кредитора по возврату дебиторской задолженности через суд:

• Шаг 1. Подготовка пакета необходимых документов
• Шаг 2. Проведение анализа платежеспособности должника
• Шаг 3. Уведомление должника вместе с требованием о погашении задолженности
• Шаг 4. Досудебное урегулирование спора
• Шаг 5. Обращение в суд
• Шаг 6. Исполнение решения суда

Критический уровень дебиторской задолженности устанавливается организацией самостоятельно. Эффективность способов снижения дебиторской задолженности оценивается путем анализа показателей и оборачиваемости дебиторской задолженности. Внутренние и внешние способы снижения дебиторской задолженности рассмотрены в обосновании.

Анализ дебиторской задолженности проводится на основе финансовых показателей, среди которых коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности, показатель длительности ее оборота и доли ее в текущих активах и др. Для анализа используются источники информации, такие как бухгалтерский баланс и приложения к нему, бухгалтерские справки, регистры учета и др.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью организация разрабатывает самостоятельно. В нем указываются виды задолженности, порядок ее учета, инвентаризации и анализа, порядок досудебного и судебного взыскания и другие аспекты.

Как отражать дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете

Дебиторскую задолженность в бухучете отражайте в сумме, которую считаете правильной (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). По расчетам с банками и бюджетом старайтесь избегать возникновения неурегулированных сумм. Эти расчеты должны быть согласованы с банками, налоговыми органами и тождественны (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Возникновение, погашение (уменьшение) и списание дебиторской задолженности отражают, в частности, следующими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Возникновение и погашение дебиторской задолженности покупателей и заказчиков
Отгружены товары (выполнены работы, оказаны услуги)	62	90-1
Погашена (уменьшена) дебиторская задолженность по отгруженным товарам (выполненным работам, оказанным услугам)	51 (50, 52 и др.)	62
Возникновение и погашение дебиторской задолженности поставщиков и подрядчиков по уплаченным им авансам
Уплачен аванс в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг)	60	51 (50, 52 и др.)
Приняты к учету товары (работы, услуги)	08 (10, 20, 26, 41, 44, 91-2 и др.)	60
Возникновение и погашение дебиторской задолженности СФР по возмещению расходов на выплату пособий по обязательному социальному страхованию
Начислены пособия по обязательному социальному страхованию	69	76 (73)
Получено возмещение из СФР расходов на выплату пособий	51	69
Возникновение и погашение дебиторской задолженности работников по оплате труда
Выплачена заработная плата работникам за первую половину месяца	70	50 (51 и др.)
В конце месяца начислена заработная плата работникам за месяц	20 (26, 91-2 и др.)	70
Возникновение и погашение дебиторской задолженности работников по возмещению нанесенного организации материального ущерба
Отражена задолженность работника по нанесенному организации материальному ущербу	73-2	94 (28 и др.)
Погашена (частично погашена) задолженность работника по возмещению материального ущерба	50 (51, 70 и др.)	73-2
Возникновение и погашение дебиторской задолженности подотчетных лиц
Выдана подотчетная сумма	71	50 (51, 52)
Отражено расходование выданной суммы подотчетным лицом	60 (76 и др.)	71
Возвращен неизрасходованный остаток подотчетной суммы	50 (51, 52)	71
Возникновение и погашение дебиторской задолженности учредителей
Отражена задолженность учредителей по оплате вкладов в уставный капитал	75-1	80
Погашена (частично погашена) задолженность учредителей по вкладам в уставный капитал	51 (52, 08 и др.)	75-1
Списана нереальная для взыскания (безнадежная) дебиторская задолженность
Списана дебиторская задолженность	63 (91-2)	62 (60, 76 и др.)

Если дебиторская задолженность просрочена, то это не является достаточным основанием для ее списания в бухгалтерском учете. Дебиторскую задолженность списывайте с баланса, если она является нереальной для взыскания.

В бухучете просроченную задолженность учитывают на тех же счетах, что и непросроченную, но под нее создают резерв. В балансе дебиторскую задолженность отражают за минусом резерва, просроченную дебиторку показывают в таблице 7.2 Пояснений к балансу.

Если вы применяете метод начисления, списать дебиторскую задолженность в налоговом учете можно, если долг признан безнадежным. Это, к примеру, случаи, когда истек срок исковой давности или организация-должник ликвидирована.

Безнадежную дебиторскую задолженность включайте во внереализационные расходы. А если вы создали резерв по сомнительным долгам, то списывать такие долги нужно за счет него. Если осталась сумма долга, не покрытая за счет резерва, то включите этот остаток во внереализационные расходы.

Списание дебиторской задолженности для целей налогового учета нужно правильно оформить – приказом руководителя о ее списании и актом инвентаризации. А также нужно иметь документы, подтверждающие основание признания долга безнадежным, например, договор с контрагентом со сроками поставки, выписку из ЕГРЮЛ.

С 01.01.2026 Изменен перечень расходов на формирование резервов по сомнительным долгам.

Создание резерва по сомнительным долгам в бухгалтерском учете является обязанностью организации. В налоговом учете организация, применяющая метод начисления, вправе самостоятельно решать, создавать ли ей такой резерв. Кроме этого, в бухгалтерском и налоговом учете отличаются как виды задолженности, которая может быть признана сомнительной, так и правила определения величины резерва.

Правила списания дебиторской задолженности за счет средств резерва в бухгалтерском и в налоговом учете также различаются.

Если вы продавец, то НДС при списании дебиторской задолженности по отгруженным, но не оплаченным товарам (работам, услугам) списывайте так же, как и саму задолженность – во внереализационные расходы по налогу на прибыль либо за счет резерва по сомнительным долгам.

Если вы покупатель, то входной НДС по авансу, уплаченному за товары (работы, услуги), которые вы так и не получили, списывайте также вместе с самим долгом.

Если входной НДС вы принимали к вычету, то вам придется его восстановить.